Como organizar um evento online de sucesso?


Durante a quarentena, os eventos online ganharam grande impulso no Brasil. De acordo com a 1ª edição do Painel TIC Covid-19 – realizado pelo Nic.br, entre junho e julho – as lives e as videoconferências foram alguns dos formatos que mais tiveram projeção no período.


Vale notar, porém, que essa tendência foi, sim, acelerada pelas medidas de distanciamento social, mas não é de hoje que esses fenômenos têm sido explorados (por empresas, profissionais de educação e outros) e há também outros tipos de eventos virtuais que podem ser realizados, dependendo dos seus objetivos.


Além disso, existem diversas vantagens na realização de um evento online, uma vez que, optando por esse formato, é possível: 

  • ampliar o número de participantes sem estar limitado pelo espaço físico nem pela localização geográfica;

  • economizar com aluguel de espaço, com hospedagem e alimentação dos convidados, etc.;

  • dar continuidade à interação com o grupo mesmo em tempo de crise;

  • engajar e encantar os participantes aproveitando-se das tecnologias da informação e comunicação.


Por outra parte, é claro que os eventos presenciais não deixam de ser relevantes. Mas a transmissão online pode ser realizada, inclusive, de forma paralela ao acontecimento físico, ampliando a participação e o número de pessoas impactadas pela ação.


Somando essa possibilidade à contínua expansão da comunicação digital, é bastante provável que os eventos online sigam ganhando cada vez mais adeptos.


Mas afinal, como organizar um evento online de sucesso? Para te ajudar nessa missão, preparamos um passo a passo detalhado a seguir. Confira:


Antes de tudo


Por que você deseja realizar um evento online? 

Para quem seu evento será dirigido? 

O que costuma despertar a atenção e o interesse dessas pessoas? 


Antes de pensar no nome do evento, na data ou em qualquer outro detalhe, você precisa responder a essas perguntas e, de preferência, de maneira detalhada.


Vale saber que, de forma geral, os eventos podem ter fins corporativos, educacionais, esportivos, de entretenimento ou sociais. Porém, respostas genéricas como “quero realizar um evento para reunir seguidores” ou “o evento será direcionado para o público em geral” não ajudam a balizar o planejamento da ação e, portanto, devem ser evitadas. 


O ideal é buscar explicações mais precisas, por exemplo: “quero realizar um evento para divertir e entreter os participantes de modo que simpatizem mais com minha marca" ou “para transmitir um conhecimento” ou "para debater determinado tema”.


Igualmente importante é definir e pesquisar sobre o público-alvo do evento. Trata-se de um evento para jovens ou para pessoas mais velhas? É para algum tipo de profissionais ou estudantes específicos? Quem sabe seja para algum grupo restrito (de colaboradores e parceiros de uma empresa, por exemplo) ou para um público genérico desde que esteja interessado em determinado assunto.


Refletir sobre questões como essas, além de gerar insights, ajuda a definir vários detalhes sobre o evento previamente.


Definições iniciais


Tendo noção dos seus objetivos e de quem é o seu público, é o momento de definir algumas questões prioritárias, como a data, o horário, o tema central e o nome do seu evento online.


Em relação à data e ao horário, além de coordenar a agenda dos principais convidados e da equipe técnica, também é interessante verificar os possíveis horários de maior audiência do seu público.

Para isso:

  • analise os dias e as faixas de horário de maior engajamento do público nas redes sociais dos principais participantes (convidados, palestrantes, etc.);

  • tente evitar dias e horários em que, certamente, seu público não possa acompanhar a transmissão (se forem profissionais, por exemplo, é bom evitar o horário comercial).


No que diz respeito ao nome do evento, é válido refletir bem para criar uma denominação explicativa do tema, mas que não seja demasiado longa, com mais chances de ser memorizada pelo público. Pesquise pelo nome de outros eventos similares para se inspirar, mas procure criar um nome único que transmita a essência da ação e atraia seu público.


Transmissão gravada ou ao vivo?


O universo dos eventos virtuais vai muito além das já famosas lives. Na verdade, nem todo evento digital precisa ser transmitido ao vivo e pode, até, misturar partes ao vivo com outras gravadas previamente.


Mas antes de tomar uma decisão, é bom conhecer os principais tipos de eventos online:


  • Webinars – também chamado de webinários, esses eventos funcionam como seminários virtuais. Ou seja, são conteúdos em vídeo – gravados ou ao vivo – com o fim de transmitir conhecimentos e debater opiniões. Geralmente contam com palestrantes e moderadores, e ainda podem incluir salas ou fóruns online de discussão para enriquecer o debate.

  • Workshops – já conhecidas no formato presencial, no mundo online, essas oficinas também servem para transmitir conhecimentos e habilidades de maneira mais prática. Podem incluir, para isso, conteúdos em vídeo – gravados ou ao vivo – além da realização de exercícios e atividades, compartilhados por meio de plataformas educativas ou por meio de e-mails, por exemplo.

  • Meetups – são encontros (físicos ou virtuais) de um grupo com interesse em um mesmo tema, geralmente, para promover a socialização e o networking entre os participantes. Os tipos de encontros podem ser tão variados quanto os interesses do grupo. Há meetups para praticar idiomas, encontros com autores, grupos de práticas esportivas e muito mais. Existe até uma plataforma – a Meetup – para quem quer participar de grupos e criar eventos privados ou abertos.

  • Transmissões ao vivo – de música, de esportes, de política, de jogos, etc. Aqui as possibilidades são as mais variadas. Há inclusive vários webinars, workshops e meetups que são realizados ao vivo, já que o formato transmite ao público mais confiança por parte dos apresentadores, além de permitir maior interação com os participantes, respondendo em tempo real a comentários e dúvidas, por exemplo. Neste caso, também há a possibilidade de incluir durante a transmissão ao vivo algum(uns) vídeo(s) gravado(s) previamente.


Plataformas


Já existe pelo menos uma centena de plataformas relacionadas à realização de eventos virtuais, seja para a gestão de marketing (divulgação da ação, inscrições, emissão de certificados, pesquisa de satisfação, etc.) e/ou para a própria transmissão desses conteúdos, sejam gravados ou ao vivo.


Você pode optar por uma delas ou até decidir realizar transmissões simultâneas, conectando algumas dessas ferramentas.


Para tomar essa decisão, confira mais detalhes sobre algumas das plataformas mais populares:


  • Youtube – permite fazer transmissões ao vivo com até 10 apresentadores. Basta ter um canal na plataforma, clicar no botão de criar novo vídeo e escolher transmissão ao vivo, elegendo a opção Eventos e o modo “Rápido” que permite convidar outros apresentadores por meio de chamada ou link. 

  • Facebook – as transmissões ao vivo individuais podem ser feitas de maneira fácil desde qualquer página, perfil ou grupo, clicando no botão “Ao vivo” em qualquer novo post. Neste caso, é possível convidar no máximo mais 1 apresentador. Mas também é possível criar uma sala no Messenger do Facebook com até 50 apresentadores e transmitir a discussão ao vivo em sua página ou perfil. Saiba mais aqui. Existe ainda a possibilidade de conectar-se com outros apresentadores por meio de outra plataforma (como o Zoom) e transmitir de forma simultânea pelo Facebook.

  • Instagram – permite iniciar uma transmissão ao vivo de forma rápida, dentro dos Stories, e convidar no máximo mais 1 apresentador (apesar de que rede já está analisando aumentar esse limite para 4 participantes). Além disso, há a limitação de transmitir somente a partir do celular, o que pode dificultar transmissões simultâneas ou com mais apresentadores.

  • Zoom – permite realizar videochamadas, videoconferências e transmissões ao vivo com até 100 apresentadores e transmissão simultânea por Youtube e Facebook. Inclui também funcionalidades como a de compartilhar telas, criar salas personalizadas, usar fundo virtual, etc.

  • WebinarJam – permite a gestão completa do evento online, de inscrições a e-mails de convite e lembrete, além de pesquisas posteriores. Também integra ferramenta de transmissão ao vivo permitindo até 6 apresentadores.

  • WebinarPress – é, na verdade, um plugin para usuários de Wordpress, que permite realizar eventos online (principalmente, webinars) direto de seu próprio site, sem ter que recorrer a outra plataforma. Oferece personalização de landing page do evento, ferramentas de divulgação e outras funcionalidades.


Equipamentos necessários


A escolha da plataforma de gestão e transmissão do seu evento online também tem relação com os equipamentos que serão utilizados para gravação de áudio e vídeo. 


Algumas redes, como o Instagram, só permitem a captura de imagem por meio da própria câmera integrada no smartphone. Neste caso, para otimizar o áudio, é aconselhável o uso de fones de ouvido com microfone.


Outras plataformas, como Youtube e Facebook, permitem escolher entre o uso da webcam e do microfone do dispositivo ou a adoção de câmera e microfone externos – caso em que é necessário adotar um software de streaming ou codificador para realizar a transmissão.


Além disso, para transmissões ao vivo, também é válido checar se a conexão de internet é boa, com no mínimo, 2 MB.


Para fazer um evento online de sucesso, contar com equipamentos de qualidade que ajudem a transmitir cenas com boa resolução e áudio com boa definição também é fundamental, assim como testar todos os seus equipamentos e programas previamente.


Divulgue seu evento online


Para um evento virtual realmente ter êxito, é fundamental divulgá-lo bem, com foco no seu público-alvo e de forma a despertar seu interesse em participar.


Crie postagens variadas para as redes sociais relacionadas ao seu evento: fotos ou vídeos curtos dos apresentadores convidando para o evento; cards ou gifs com informações de data, hora e link para acompanhar; perguntas ou enquetes sobre os temas do evento, etc.


Pense em uma hashtag com o nome ou tema do evento, que desperte em seu público o interesse de usá-la.


Entre em contato com influenciadores que tenham relação com o tema do evento e tente fazer uma parceria para a divulgação do evento.


Se for o caso, envie à imprensa especializada (de acordo com o tema da ação), comunicados sobre a realização, com todas as informações de interesse.


Pós evento


Após finalizar o seu evento, não deixe de guardar o material captado (vídeo), compartilhando-o em suas redes sociais, de forma a mantê-lo disponível para o público que não pôde acompanhar ao vivo ou quer rever a transmissão.


Aproveite também as ferramentas de análise das plataformas de transmissão de streaming para verificar o impacto do evento, após a sua realização.


Outra ação recomendável é manter essa linha de contato com os participantes, enviando uma pesquisa de satisfação ou fazendo uma enquete em suas redes sociais, por exemplo. 


Afinal, os eventos online são uma forma de relacionamento cada vez mais em alta. E a ideia principal é justamente conectar cada vez mais as pessoas, seja no âmbito corporativo, profissional ou pessoal. 


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