A comunicação entre as pessoas e equipes de trabalho ganhou um aliado nos últimos anos: as mensagens de texto, que se popularizaram em todo o mundo. Uma pesquisa divulgada recentemente, referente ao mercado americano, apontou que os usuários de smartphones entre 18 e 24 anos enviam e recebem, em média, 4 mil mensagens de texto por mês.
Soma-se a isso a média de 120 e-mails que um funcionário de uma empresa média recebe diariamente e a utilização cada vez maior e mais permanente das mídias sociais, que no caso dos americanos o levantamento reporta que chega a quase 80% de todas as pessoas.
Apesar dos dados serem dos EUA, no Brasil a realidade é semelhante, e o resultado prático de tudo isso é que todos acabamos com uma montanha de textos para processar a cada dia. Por outro lado, há diversos estudos que apresentam as características diferenciadas da comunicação de voz e as vantagens que ela oferece.
Seth Horowitz, conhecido neurocientista, por exemplo, tem enfatizado em seus estudos que, infelizmente, de acordo com a realidade acima apresentada, nós evoluímos como ouvintes e não como leitores. Processar e-mails e textos (versus comunicação verbal) simplesmente vai contra a nossa natureza.
Baseado nesta perspectiva, apresento cinco razões pelas quais é imperativo, para a comunicação entre equipes de trabalho, usarmos nossas vozes, mesmo na era digital:
1. Melhor desempenho da equipe
A Harvard Business Review determinou que os padrões de comunicação não são apenas os melhores indicadores do desempenho da equipe, mas são tão importantes quanto todos os outros fatores combinados (incluindo habilidades, personalidades, inteligência e até mesmo o que se fala).
A comunicação verbal "face-to-face" é classificada como o meio de comunicação mais adequado, seguido pela voz (telefone e conferência). Texto e e-mail são classificados como os menos adequados.
2. Os atrasos de e-mail e diálogos via mensagens de texto
No mundo saturado de e-mails e textos, a maior parte do tempo que gastamos redigindo, respondendo e aguardando correspondências escritas pode ser mais bem aproveitada.
Como o tempo médio de resposta de um e-mail é de 23 horas, a comunicação por voz geralmente é a única maneira de garantir a colaboração em tempo hábil.
É a mesma comunicação que pode encurtar ou impedir longas trocas de e-mails ou mensagens de textos, trazendo clareza, direção e economia de tempo para todos os envolvidos.
3. A eficácia de "reuniões relâmpago"
Embora e-mails e cadeias de texto possam ser demorados e entediantes, reunir fisicamente os colegas ou organizar uma teleconferência com números de discagem pode ser um desafio.
As conversas rápidas com a equipe virtual podem colocar todos na mesma página com relativamente pouco esforço. Até mesmo um papo rápido de cinco minutos, em que algumas perguntas esclarecedoras podem ser feitas, pode trazer foco e compreensão para um esforço de equipe.
Os aplicativos push-to-talk da equipe permitem conversas rápidas e fáceis, com o toque de um botão.
4. A importância das nuances da voz
Sem o tom e a inflexão da voz, as mensagens escritas são muitas vezes mal interpretadas. Um estudo de 2005, da Fast Company, revelou que as pessoas identificaram corretamente o sarcasmo por e-mail apenas 56% das vezes, em oposição a 73% do tempo via comunicações de voz.
O autor do artigo explica: "Sem o benefício das inflexões vocais, é bem mais difícil comunicar sarcasmo, seriedade, frieza, formalidade, ou raiva. Emoticons e pontos de exclamação ajudam, mas não resolvem sempre".
A voz transmite nuances, e a nuance fornece clareza.
5. A expressão faz a diferença
Algumas comunicações são mais efetivas quando feitas com sentimento. Imagine tentar motivar um grupo de funcionários sem expressar paixão, entusiasmo ou gratidão. Ou dar um pedido de desculpas sem humildade.
A expressão pessoal é, muitas vezes, crítica, e as comunicações somente em texto são, por natureza, estáticas e impessoais. Da próxima vez que você precisar se comunicar, a voz pode ser o caminho a percorrer.